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構築の流れ
ここでは、実際の構築の流れにそってそれぞれのポイントを挙げて行きます。
適用する範囲を決める
会社のどの範囲をマネジメントシステムで管理するかを決定します。
会社全体でマネジメントシステムを運用するのか、それとも本社または、支社のみでマネジメントシステムを運用するのかを決めます。
基本的に好きな範囲でマネジメントシステムを実施することが出来ますが、適合性評価機関で認証をする場合、認証範囲以外では「認証取得」と掲示することは出来ません。
例えば、本社だけを認証範囲として、審査機関で認証を受けた場合、支社に勤務している人の名刺には「ISO認証取得」と載せる事は出来ません。（※詳しくは、審査を受ける審査機関にお問い合わせ下さい。）
管理責任者その他のメンバーを決める
マネジメントシステムの構築・運用に必要なメンバーを決定します。
必要な役職と役割は以下のとおりです。
経営者
会社の方針、目標を決めます。
重要事項について、最終的な判断を行います。
管理責任者
マネジメントシステム運用の責任者です。
管理責任者は、マネジメントシステムにおいて重要なポジションですので、会社の上層部の人物から選びます。
会社外の人物（コンサルタントなど）に任せる事は出来ません。
また、社長が管理責任者を兼任することは、あまりおすすめしません。
社長の判断が必要ない事柄については、管理責任者が承認を行います。
内部監査(後述)の際の実施の責任者である、主任監査員を兼任することが多いです。
内部監査員
マネジメントシステムがきちんと行われているか確認を行う人です
内部監査の結果を主任監査員に報告します。
内部監査員は、数人でグループを組んで行動します。
会社の規模によって１〜数チームで内部監査を行います。
目安としては、１日で全体の内部監査が終了するくらいの人数を確保した方が良いでしょう。
内部監査とは会社のマネジメントシステムの運用状況を確認し、問題点があれば改善していくために行われる社内監査の事です。通常年に１〜２回行います。
マネジメントシステムの作成
これからマネジメントシステムの構築に入っていきます。
まず始めに行うことは、会社が普段行なっている業務の洗い出しです。
日々行なっている業務について、どのような業務があるのかをまとめていきます。
方針・目的・目標を決める
方針
方針は、組織が目指すべき方向性を決めるものです。
組織の現状をふまえて、会社の目指す方向性を経営層が決めます。
環境の場合は、「環境影響調査」で目的目標をする項目、労働安全衛生の場合は、リスクアセスメントで目的目標として管理する項目を方針に反映させます。
目的（環境）
方針をふまえた会社が実施する中期的な目標です。
目標
方針・目的を実現する為の取り組みです。数値目標（スケジュール等も含む）などの達成度が判定可能な目標を設定します。(効果が確認できるのであれば、必ずしも数値目標でなくても構いません)
部署・施工現場ごとに設定します。
文書を作成する
ISO9001では、マネジメントシステムの仕組みをまとめた文書（規格では、品質マニュアルと呼んでいます）を作成することになっています。
その他に規格では、特にマニュアルの作成は求められていませんが、マネジメントシステムの全体像をまとめた文書tとして、マニュアルを作成した方が便利です。
その他に、規程や必要な記録のフォーマットも作成し、必要な事項を埋めて行きます。
規程や記録などは、現在使用中のものがあり、それらが規格の要求を満たしているならば、そのまま使用しても構いません。
従業者教育を実施し運用を開始する
文書の作成が終わったら、、従業者に対しての教育を行います。
教育担当者は、構築メンバーが中心になりますが、外部から有識者（コンサルタントなど）を招いて開催しても構いません。
ここでの教育の内容は、
・マネジメントシステムを導入する理由
・決まったことを守ることの重要性、なぜ守らなければならないのか
・マニュアル、規定に沿った業務の進め方
・日々の業務の中でつける記録の種類と内容
などです。
運用
教育が終わったらいよいよ運用を行います。
初めて構築したマネジメントシステムは、実際に運用を始めると、現状と合っていない部分や使いづらい部分が見つかるものです。
運用中に使いづらい点、現状と整合していない点があれば、どんどん現場の声を挙げてもらって改善していってください。
内部監査を行う
暫く運用を行ったら内部監査を行います。
半年〜１年が目安です。（構築時の内部監査は、最低でも１ヶ月以上は運用してから行なってください。）
内部監査は、マネジメントシステムを良くする為に行うものです。悪者探しや人事評価の道具ではありませんので、過度に厳しく監査の指摘行い、現場サイドが次回から不適合を隠すような風潮を作らないように気をつけてください。
見直しを行う
内部監査を行ったら、マネジメントシステムの見直しを行います。
この作業は、マネジメントレビューと呼ばれています。
マネジメントレビューは、経営層や管理責任者などが参加して行う会議で、マネジメントシステムの運用状況の把握や改善の指示などが目的です。
その他解らない事があればお気軽にご相談下さい
マネジメントシステムの構築には、色々な疑問やつまづきがつきものです。
ＩＳＯ構築でお困りの際は、お気軽にＪＢＡコンサルティングまでご相談ください。
